Anlässlich der Jahreshauptversammlung im Marz 2019 wählten die Mitglieder einen neuen Vorstand,
bestehend aus dem ersten Vorsitzenden Stefan Grandy (Stederdorf), den zweiten Vorsitzenden Markus Sydekum (Bodenstedt), der 1. Kassiererin Renate Tchorkowski (Groß Lafferde) und der 1. Schriftführerin Susanne Groß (Wolfenbüttel).
Die Änderungen im Vereinsregister wurden am 09.05.19 bestätigt.
Die Wahl fand nach der Vorstellung eines neuen Konzepts statt. Der Verein, der 2020 sein 30-Jähriges Bestehen feiert, soll an moderne Verwaltungsmethoden herangeführt werden, während die Vereinsziele bestehen bleiben.
„Für den Vertrauensvorschuss möchten wir uns bedanken.“
Stefan Grandy, Erster Vorsitzender
Wilhelm Heise
Nach dem aufsehenerregenden Vorstandswechsel habe ich mich im Kehrwieder (Erscheinungsdatum 6. Juni 2019) über die Ideen des neuen Vorstandes hinsichtlich der künftigen Vorstandsarbeit mit Erstaunen informiert.
Was als „moderne Verwaltungsmethoden“ bezeichnet wird, ist in Wirklichkeit ein bürokratisches Schreckensgebilde.
Über die Aufgaben des zitierten „erweiterten Vorstandes“ ist dem Artikel nichts zu entnehmen.
Es mag ja ganz sinnvoll sein, für bestimmte Aufgabengebiete „Funktionsrollen“ einzuführen, deren Akteure „spezifische, wiederkehrende Aufgaben“ erfüllen. Was mit sperrigen Worten als Neuerung angepriesen wird, nennt man anderenorts seit eh und je schlicht und einfach Arbeitskreis.
Der Instanzenweg ist abenteuerlich: „alle Teammitglieder berichten direkt nur der Kassiererin. Diese berichtet an den 1. und 2. Vorsitzenden und die Schriftführerin“. Das ist ein bürokratisches, zeitaufwendiges und der eigentlichen Vereinsarbeit wenig förderliches Berichtswesen.
Jeder Verwaltungs- und jeder Wirtschaftsmensch weiß heutzutage, dass für effizientes Verwaltungsarbeiten möglichst wenige Hierarchie-Ebenen vorhanden sein dürfen.
Der Artikel erweckt den Eindruck, dass der Vorstand die Vereinsarbeit auf Arbeitsgruppen (Fachgebiete) abwälzt, auf deren fertige Ergebnisse wartet und sich damit zufriedengibt. Der Vorstand darf sich aber nicht lediglich auf Berichte verlassen, sondern muss sich aktiv über das Vereinsgeschehen informieren.
Es ist Aufgabe des Vorstandes, die Vereinsarbeit zu lenken, Impulse zu geben, Strippen zu ziehen, zu koordinieren, Arbeitsaufträge zu vergeben, Maßnahmen zu planen und (ganz wichtig:) die Finanzen im Griff zu haben. Mit anderen Worten: Der Vorstand hat in erster Linie zu agieren, das Reagieren steht hinten an.
Mein (wahrscheinlich unerwünschter) Vorschlag ist, die Vereinsorganisation gründlich zu überdenken, zu straffen und klar und effizient zu gestalten.
Markus Sydekum
Hallo Herr Heise,
vorweg schon einmal vielen Dank für Ihren Beitrag. Vorschläge und Ideen sollten unserer Meinung nach nie unerwünscht sein.
Nun zu dem Inhalt Ihres Beitrags:
Es leuchtet mir ein, dass der Beitrag durch die Kürze des Artikels sehr wirr oder als „Schreckensgebilde der Bürokratie“ erscheinen kann, dem ist aber nicht so.
Wenn Sie von „Arbeitskreisen“ sprechen, nennen wir das intern „Teams“ und dabei stellt sich der Vorstand nicht in eine reaktive Position, sondert lagert wiederkehrende Aufgaben schlicht aus. Dabei werden den „Funktionsrollen“ alle Werkzeuge zur Verfügung gestellt, welche die Ausführung der Aufgaben vereinheitlichen soll. Dadurch sinkt die Aufwandsdauer.
Ich bin einmal so frei und verwende ein Beispiel:
In der Vergangenheit hat der Verein häufig Fahrten zu geschichtsträchtigen Orten angeboten.
Die zuständige Person dafür bekommt vom Vorstand eine Planungsvorlage und wenn ein interessantes Ziel gefunden ist, füllt die Funktionsrolle diese aus und legt es dem Vorstand vor. Wird es genehmigt, geht es den gewohnten Prozess Richtung Kasse und Schriftführer und die Funktionsrolle führt die Fahrt mit den Teilnehmern durch.
Die Planungsvorlage ist natürlich wiederverwendbar.
Ergebnis: Der Vorstand wird entlastet und kann sich spezielleren Themen widmen, die mehr Aufmerksamkeit benötigen.
Sie sagten: „Jeder Verwaltungs- und jeder Wirtschaftsmensch weiß heutzutage, dass für effizientes Verwaltungsarbeiten möglichst wenige Hierarchie-Ebenen vorhanden sein dürfen.“
Da muss ich Ihnen leider teilweise wiedersprechen. Es heißt eher „So viele wie nötig, so wenig wie möglich“.
Aus meinen Erfahrungen im Bereich der Verwaltung im Thema „Industrie 4.0“, geht der Trend zu dynamischen Projektverwaltungsmöglichkeiten. Um das zu ermöglichen, müssen Prozesse implementiert werden und Aufgaben kategorisiert werden.
Das haben wir hier vorgenommen.
In der Industrie ist es so, dass unter einem Projektmanager (Vorstand) mehrere Projekte (Teams) aufgeführt sind. Diese Projekte haben zu meist je einen Koordinator (einzelnes Vorstandmitglied). In regelmäßigen Statusmeetings (Vorstandssitzungen) tauschen sich dann Projektmanager und Koordinatoren aus, präsentieren die Aufgaben/Ergebnisse ihres Teams und treffen Entscheidungen zur Steuerung.
So kann man den Ansatz den wir verfolgen auch sehen.
Bisher hat sich dieses Vorgehen als effizient erwiesen, aber wir schließen nicht aus, dass wir uns irren könnten. Daher auch die Aussage am Anfang bezogen auf Vorschläge.
Zusätzlich sagten Sie: „Es ist Aufgabe des Vorstandes, die Vereinsarbeit zu lenken, Impulse zu geben, Strippen zu ziehen, zu koordinieren, Arbeitsaufträge zu vergeben, Maßnahmen zu planen und (ganz wichtig): die Finanzen im Griff zu haben. Mit anderen Worten: Der Vorstand hat in erster Linie zu agieren, das Reagieren steht hinten an.“
Hier stimmen wir mit Ihren Ansichten überein :o) Genau das tun wir, nur eben in einer etwas anderen Aufstellung.
Die Ergebnisse werden dann zeigen, ob wir die richtige Entscheidung getroffen haben, aber die bisherigen deuten zumindest darauf hin.
Wir hoffen damit Ihren Unmut über den Artikel etwas beseitigt zu haben und würden uns freuen, wenn Sie mit Ihren Vorschlägen mit uns in einen direkten Austausch gehen würden.
Durch Ihren ausführlichen Beitrag und durch Artikel wie „Die Wahrheit über die Burg Steinbrück“ auf MyHeimat.de, bin ich persönlich der Meinung, dass Sie nicht (umgangssprachlich ausgedrückt) ein einfacher ‚Hater‘ sind, sondern ein ehrliches Interesse an den Themen haben, über die Sie schreiben.
Von daher würde ich Sie gerne zum kommenden Stammtisch am 27.06.2019 um 18 Uhr auf dem Gelände der Burg Steinbrück einladen und hoffe, dass wir dort einen regen und fruchtbaren Austausch haben können.
Viele Grüße,
Markus Sydekum
Gunnar_A
Hallo Herr Heise,
ich bin der jenige der zur Zeit Fahrten durchführt.
Die Ausarbeitung der geplanten Tour war einfach. Ich war privat mal dort und habe spontan an eine Busfahrt gedacht. Die Gefragten (Museum, Stadführung, Orstbegehung, Cafe, Restaurant, Busunternehmen) waren alle — geschäftstüchtig — begeistert und haben mir nach einem kurzen Vorgespräch ihre E-Mails genannt. Einige habe ich auch nur angerufen.
Nachdem ich eine kleine Kalkulation erstellt hatte, brauchte ich nur eine Mail an den Vorstand zu schicken. Die wurde geprüft und freigegeben.
Nun konnte ich die Fahrt in allen Zeitungen anbieten. Der Rest war einfach.
Wenn Sie mal Interessean einer Fahrt haben … wir benachrichtigen Sie auch gern per E-Mail sofern Sie uns das gestatten.
Auch ich habe den Eindruck dass Sie wirklich konstruktive Kritik üben möchten.
Gern wiederhole ich die Einladung zum Stammtisch — jeden letzten Donnerstag im Monat ab 18,00 Uhr. Ausnahmen (Feiertage; Veranstaltungen) werden jeweil im Burgkurier (nur für Mitglieder) bekannt gegeben. Des weiteren aktualisieren wir diese Termine auch auf unserer Webseite.
Ich würde mich wirklich freuen Sie mal zu sehen. Sie sind willkommen.
mit freundlichen Grüßen
Gunnar Axthelm
Wilhelm Heise
@ Markus Sydekum, Gunnar A,:
über das Ziel, den Erhalt der Burg Steinbrück sind wir uns einig. Über den besten Weg dorthin, lässt sich streiten.
Ich wünsche dem Verein viel Erfolg und hoffe, dass der Vorstand auf dem Weg dorthin nicht müde wird.
Sie können mich über meine E-Mail-Adresse gern anschreiben.
Wilhelm Heise